Tipps zur wertschätzenden Kommunikation am Arbeitsplatz

Du verbringst ca. 70.000 Stunden deines Lebens an deinem Arbeitsplatz. Das sind 2.917 Tage. In nahezu allen Berufen kommt man fast täglich in Kontakt mit anderen Menschen. Wir interagieren und kommunizieren - und dabei kann einiges schieflaufen. Wer kennt nicht den einen Kollegen, der immer das Negative sieht oder die andere, bei der wir einfach nicht verstehen, was sie von uns möchte.

Kommunikation ist also ein wichtiger Key-Faktor für ein funktionierendes Arbeitsumfeld. Die gute Nachricht ist, dass passende Kommunikation erlernbar ist, weshalb es sich lohnt, mal einen genaueren Blick darauf zu werfen. In unserem heutigen Mr Beam Blogbeitrag geben wir euch hilfreiche Tipps für eine wertschätzende Kommunikation am Arbeitsplatz. 

Was ist Kommunikation? 

Immer dort, wo Menschen zusammenarbeiten, wird Kommunikation als ein Mittel zur Interaktion genutzt. Aber was genau ist damit eigentlich gemeint: Das Wort Kommunikation kommt aus dem Lateinischen “communicatio”, was Mitteilung bedeutet. Kommunikation ist also die Übermittlung bzw. der Austausch von Informationen zwischen mindestens 2 Personen. 

Es gibt unterschiedliche Modelle, die uns auf verschiedene Prozesse und Bestandteile der Kommunikation aufmerksam machen.

Das Sender-Empfänger-Modell

In diesem Modell gibt es 2 Akteure. Zum einen den Sender, welcher eine Nachricht in Form eines Signals formuliert, z.B. einen Satz und sendet dieses über den Kommunikationskanal zum Empfänger. Die Kanäle umfassen alle Sinnesebenen, wie z.B. die Akustik, das Optische und Taktile. Der Empfänger interpretiert das Signal, wobei die Interpretation durch Aspekte, wie das zugrundeliegende Hintergrundwissen, eigene Erfahrungen und Absichten des Empfängers, beeinflusst wird. Störsignale können die Übermittlung der Nachrichten beeinflussen und modifizieren.

Das Eisbergmodell

Das Eisbergmodell zeigt die verschiedenen Ebenen einer jeden Kommunikation. Es gibt eine Sach- und eine Beziehungsebene. Erstere beinhaltet Zahlen, Daten und Fakten. Sie ist uns bewusst. Zweitere umfasst deine unbewussten Gefühle, Bedürfnisse, Instinkte und Erfahrungen. Dieser Teil ist erheblich größer und liegt sozusagen unterhalb der Wasseroberfläche. 

Das Vier-Ohren-Modell

Ein drittes und letztes Modell, das hier angesprochen werden soll, bezieht sich auf die 4 Seiten einer Nachricht zwischen Sender und Empfänger, das Vier-Ohren-Modell:

 

1. Sachinhalt: Beinhaltet die Fakten.
2. Selbstoffenbarung: Was sagt die Nachricht über den Empfänger aus? “Was Lena über Lisa sagt, sagt uns mehr über Lena als über Lisa.'' 
3. Beziehungsebene: Wie stehen Sender und Empfänger in Beziehung zueinander?
4. Appell: Was soll der Empfänger mit der Nachricht anfangen, wie soll er reagieren?

 

Der Empfänger kann nun entscheiden, auf welche dieser 4 Seiten er reagiert. 

Was ist der Unterschied zwischen verbaler und nonverbaler Kommunikation?

Jetzt hast du gesehen, wie umfassend Kommunikation ist und kannst vielleicht besser verstehen, weshalb Kommunikation nicht immer eindeutig oder einfach ist. 

 

Kommunikation kann aber nicht nur verbal, also über Sprache, vermittelt werden, sondern auch nonverbal. Zur nonverbalen Kommunikation zählen:

 

• Mimik
• Gestik
• Töne
• Bewegungen/ Kinästhetik
• Distanzen
• Körpersprache
• Körperhaltung
• Klang & Modulation der Stimme

 

Nonverbale Kommunikation wird z.B. genutzt, um implizite Botschaften zu vermitteln oder verbale Aussagen zu unterstreichen. 

 

Beispiel: In einer hierarchischen Konzernstruktur ist es dem Chef erlaubt einen warten zu lassen, andersherum sollte man jedoch nicht zu spät zu einem Meeting erscheinen. Das ist die implizite Demonstration des Statusunterschiedes.

Warum ist Kommunikation am Arbeitsplatz wichtig?

Kommunikation hat eine große Macht und prägt unsere Realität. 

Nur 2 % von Kommunikation nehmen wir bewusst wahr. Häufig nehmen wir automatisch eine gewohnte Perspektive ein und werten Gesagtes, anstatt es zuerst nur neutral wahrzunehmen. Unser Gehirn kann zudem Dinge leichter aufnehmen, die zu vorherigen Erfahrungen passen. Fakten werden also eher akzeptiert, wenn sie zu unserem Weltbild passen. Beziehen wir diesen Punkt mit ein und trainieren bewusst zu kommunizieren, kann das zu effizienteren Interaktionen führen. Das kann wiederum die Leistungsfähigkeit von Mitarbeitenden fördern sowie das emotionale Befinden verbessern. Durch eine gute Führungskommunikation bspw. kann auch das Arbeitsengagement gesteigert werden. 

Ein anderes Beispiel für die Bedeutung von zwischenmenschlicher Interaktion am Arbeitsplatz ist das als Social Facilitation bekannte Phänomen. Es besagt, dass allein die physische Anwesenheit anderer bei der Verrichtung gewohnter Tätigkeiten die Leistung steigern kann, es bewirkt also eine physiologische Aktivierung in unserem Gehirn.

 

Wie verbessere ich die Kommunikation am Arbeitsplatz?

Wie oben bereits erwähnt, besteht Kommunikation aus vielen verschiedenen Facetten und auch jeder Mensch bringt unterschiedliche Eigenschaften sowie Verhaltensweisen in eine Interaktion mit. Das kann zu unangenehmen Situationen oder Konfliktpotential führen.

Wie kann man dem nun also entgegenwirken?

Der Schlüssel ist eine wertschätzende Kommunikation. Wertschätzend bedeutet, dass man etwas anerkennt, etwas einen Wert gibt und es mit Respekt behandelt. Das impliziert, dass wertschätzende Kommunikation nicht nur auf der oben erwähnten Sachebene stattfindet, sondern vor allem die Beziehungsebene, mit Gefühlen und Bedürfnissen, miteinbezieht. Jeder beruflichen Diskussion liegen emotionale Empfindungen und Bedürfnisse zugrunde, wie z.B. der Wunsch nach Respekt, Wertschätzung oder Autonomie. Diese am Arbeitsplatz mit einzubeziehen, kann ein großer Gamechanger sein. Es mag zu Beginn befremdlich wirken, in einer doch meist sehr sachlichen Arbeitsumwelt über Gefühle zu sprechen, es kommt jedoch darauf an, wie man es macht. Das Erlernen und Nutzen von Empathie ist dabei sehr hilfreich. Die Fähigkeit, sich in andere hineinzufühlen, trägt maßgeblich zur Lösung von zwischenmenschlichen Differenzen bei. 

Ein weit verbreitetes Tool, um wertschätzende Kommunikation am Arbeitsplatz einzuführen, ist die Gewaltfreie Kommunikation (GFK) von Marshall B. Rosenberg.

In der GFK repräsentiert der Wolf die destruktive Art der Kommunikation, welche bei hohem Stress und unter Druck auftritt. Die Giraffe steht für die wertschätzende Kommunikation.

Im Folgenden findest du weitere nützliche Tipps, wie du an deiner wertschätzenden Kommunikation arbeiten kannst.

Wie kann wertschätzende Kommunikation das Arbeitsklima verbessern?

“Wenn wir ein Klima des Vertrauens schaffen wollen, müssen wir bei uns selbst beginnen. Dafür kommen wir nicht umhin, unser eigenes Verhalten zu ändern.” - Ebert & Pastoors

Viele vertreten die Annahme, dass wir in unserer Wettbewerbs- und Leistungsgesellschaft die Ellbogen einsetzen müssen, um erfolgreich zu sein. Doch es geht auch anders. Durch wertschätzende Kommunikation verbessert man nicht nur seine Arbeitsleistung, sondern schafft auch eine angenehmere Atmosphäre.

Folgende Punkte der wertschätzenden Kommunikation tragen zu einem harmonischen Arbeitsklima bei:

• Optimismus: Denke optimistisch. Ohne Druck ist es einfacher, Menschen zu einer effektiven Zusammenarbeit zu bewegen. Versuche auch Nein- und Nicht-Aussagen zu vermeiden, wenn nicht notwendig. Diese wirken in zu gehäufter Form demotivierend. 
• Ein respektvoller Umgang: Jede Person fühlt sich so mehr wertgeschätzt, es fördert zudem die Identifikation mit dem Unternehmen, die Freude an der Arbeit und das Auftreten des Unternehmens nach außen: Mitarbeitende, die ernst genommen werden, nehmen auch Kund*innen ernst.
• Gelassenheit: Versuche in Stresssituationen den Fokus auf sachliche Fakten zu lenken und dich von emotionalen Triggern zu lösen.
• Langfristigkeit: Verzichte auf kleine Schachzüge, die kurzfristige Vorteile bringen, aber langfristig die Beziehung und das Vertrauen zu Kolleg*innen beeinträchtigen. 

Aufmerksamkeit: Kommunikation hat 2 Seiten, Reden und Zuhören. Versuche hier stets ein Gleichgewicht herzustellen. Sei mit dem Kopf bei der Sache, im Hier und Jetzt. Gehe auf das Gesagte ein, wiederhole es in eigenen Worten oder reagiere nonverbal, z.B. mit einem Nicken.

Was müssen Führungskräfte bei der wertschätzenden Kommunikation mit Mitarbeitern beachten?

„A leader falls short of greatness without great skill in face-to-face talk.“ - David Kantor

 

Der wichtigste Einflussfaktor auf das Verhalten von Mitarbeitenden ist Führung. Eine gute Führungskraft zeichnet sich nicht nur durch spezielle Fachkenntnisse auf ihrem Gebiet aus, sondern auch durch die Fähigkeit, ein Team anzuleiten. Darunter fallen Aufgaben wie: Mitarbeitende informieren, fördern, ein gutes Klima und Vertrauen schaffen. Wertschätzende Kommunikation macht den größten Teil der Führungsarbeit aus und ist nicht von ihr zu trennen.

 

Wertschätzende Kommunikation in der Führung:

• Vorbildfunktion: Versuche als gutes Vorbild und Beispiel voranzugehen und eine Inspirationsquelle für andere zu sein. Diese Funktion ist sehr wichtig, denn das Verhalten von Vorgesetzten färbt nicht nur auf die Gewohnheiten der Mitarbeitenden ab, sondern auch auf ihre psychische Verfassung. 
• Der passende Führungsstil: Es gibt unterschiedliche Arten ein Team anzuführen. Welche Stile es gibt und welche am besten passen, kannst du in unserem nächsten Blogbeitrag nachlesen.
• Eine gute Feedbackkultur: Zum Feedback gehört sowohl Lob als auch Kritik. Nach einem Lob sollte kein “aber” angeführt werden. Es ist auch wichtig, nicht die Person an sich zu kritisieren, sondern spezifische Verhaltensweisen. Wähle für das Feedback den passenden Zeitpunkt, einen ruhigen Ort und bedanke dich am Ende des Gesprächs.
• 3 Formen der Kommunikation: Je nach Individuum und Thematik kannst du eine unterschiedliche Kommunikationsform wählen: verbal, schriftlich oder nonverbal.

Infografik: Dos & Don’ts der Mitarbeiterkommunikation bei Führungskräften

Wie kann eine schlechte Kommunikation verbessert werden?

Der erste Schritt und meist der herausforderndste ist das Bewusstmachen gewohnter Kommunikationsmuster. Haben wir das geschafft, können wir in den nächsten Schritten unerwünschte Verhaltensmuster aufbrechen, neue Verhaltensweisen üben und sie somit festigen. Hierbei sollte man nicht zu streng mit sich sein, Gewohnheiten zu ändern dauert seine Zeit. 

 

Mit diesen Methoden kannst du an deiner wertschätzenden Kommunikation arbeiten:

Positive Umformulierungen

Eine Methode, um z.B. eine generell negative Grundhaltung zu modifizieren, ist die positive Umformulierung. Damit ist bspw. der Wechsel von Du- zu Ich-Formulierungen gemeint. Aus „Du hast das falsch gemacht.“ wird "Ich wünsche mir beim nächsten Mal ein anderes Vorgehen."

Eine weitere Möglichkeit, Sätze umzuformulieren, ist das Vermeiden von Pauschalisierungen und Generalisierungen, also das Meiden von Worten, wie “immer”, “nie” oder “jedes Mal”. Präzisere Häufigkeitsangaben, wie “die letzten 2 Male” oder “Ich habe das 3 Mal mitbekommen.”, sind hier denkbar. Die Kritik sollte sich dabei auf ein spezifisches Verhalten beziehen und nicht auf das gesamte Wesen einer Person.

Positives Framing

Framing, zu Deutsch “Einrahmen”, meint genau das, was das Wort bedeutet. Je nachdem, welchen Rahmen wir einer Situation überstülpen oder durch welche Brille wir etwas sehen, bewerten wir dieses Geschehen. Ist das Glas also halb voll (optimistischer Rahmen) oder halb leer (pessimistischer Rahmen)? Ein hilfreicher Tipp ist hier, die Herangehensweise zuerst vom besten Fall auszugehen. Wenn du dich z.B. mit einem Kollegen zum Kaffee verabredet und dieser bereits 15 Minuten zu spät ist, denke dir nicht: ”Er ist so rücksichtslos und lässt mich einfach warten.” Eine konstruktive Denkweise wäre: ”Oh, vielleicht ist ihm noch ein Meeting dazwischengekommen”, eine Erklärung wird dann sicher folgen.

Achtsamkeit

Achtsam sein bedeutet, Dinge wahrzunehmen, ohne sie direkt zu bewerten. Sei hierbei geduldig mit dir, denn Dinge zu werten ist ein automatischer Prozess. Wir müssen wieder lernen, unseren Denkprozess in die einzelnen Schritte Wahrnehmung - Pause - Wertung aufzubrechen. Was genau bedeutet nun aber wertfreies Wahrnehmen? Hier ein Beispiel:
Wertend: “Mir gefällt die Raumaufteilung in unserem Büro nicht.” 

Wahrnehmend: “Die Arbeitsplätze im Büro sind der Wand entlang angeordnet.”

All die oben genannten Punkte und Tipps tragen zusammen zu einer wertschätzenden Kommunikation bei. Im Folgenden sind noch einmal die wichtigsten Punkte für dich zusammengefasst: 

Zusammenfassung Tipps zur wertschätzenden Kommunikation

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Literaturangaben:

Ebert, H. & Pastoors, S. (2018). Respekt. Springer Fachmedien Wiesbaden. 

Einwiller, S., Sackmann, S. & Zerfaß, A. (2021). Handbuch Mitarbeiterkommunikation. Springer Fachmedien Wiesbaden. 

Endrejat, P. C. & Meinecke, A. L. (2021). Kommunikation in Veränderungsprozessen. Springer Fachmedien Wiesbaden. 

Nerdinger, F., Blickle, G. & Schaper, N. (2011). Arbeits- und Organisationspsychologie (2. Aufl.). Berlin/Heidelberg: Springer. 

Schönberger, B. (2010). Gewaltfreie Kommunikation: der Schlüssel für eine effektive Konfliktlösung. Psychologie heute(1), 38–41.